Исполнитель должен подготовить площадку для мероприятия, организовать застройку, техническое сопровождение, регистрацию участников, а также разработать дизайн и фирменный стиль. К тому же ему предстоит обеспечить форум персоналом, организовать проживание, транспортные перелеты и перемещения спикеров.
Заказчик хочет провести форум на закрытой площадке в историческом центре Казани. Ее общая площадь должна составлять не менее 29 тысяч квадратных метров и вмещать не менее двух тысяч зрителей одновременно. На ней должны организовать четыре лектория, мастерские, зону для спикеров, пресс-центры, зоны для нетворкинга, фотозону.
Для участие в форуме «Казаныш» в Татарстан приедут от 60 до 80 спикеров из не менее чем девяти стран — Бразилии, Индии, Ирана, Катара, Китая, Объединенных Арабских Эмиратов, Саудовской Аравии и Эфиопии.